社会人になって請求書・領収書をはじめて扱った人や、部署異動で接する機会が格段に増えたという人もたくさんいらっしゃるのではないでしょうか。大人になると「知らない」では済まされない、この2つの書類。今回は領収書と請求書の書き方についておさらいしていきましょう。

そもそも、領収書・請求書は何のためにある?

領収書とは

すごくざっくりと言うと、領収書はすでに金銭が支払われたことを示す書類。商品やサービスを提供した人が、それに対する代金をきちんと受け取ったという事実を証明するためのものです。

請求書とは

請求書は、商品やサービスに対する代金の支払いを依頼する書類。ということは、この時点ではまだ代金は支払われていないんですね。請求書は「代金の支払いをちゃんとお願いしますね」と求める際に用います。

領収書・請求書の両方に共通していることは、発行するのは商品やサービスの提供側ということです。大きく違う点は、その発行のタイミング。代金の支払い前に発行するのが請求書、支払い後に発行するのが領収書、と覚えておいてくださいね。

領収書と請求書に記載されている内容は?

上記のように発行タイミングとその目的が違う領収書と請求書。実際に記載されている内容を下記に書き出してみました。(あくまで一般的な場合です)

領収書

・宛名
・発行日
・領収金額の合計
・対象の商品、サービス名(但し書き)
・発行者の住所、名称(捺印)

※金額が5万円以上の場合は、収入印紙の貼り付けが必要です。

請求書

・宛名
・発行日
・請求者の住所、名称、電話番号(捺印)
・対象の商品、サービスの内訳および単価、数量
・合計請求金額
・支払い方法、振込先口座情報
・振込手数料の負担先
・支払い期限

このように見比べてみると、請求書の方がたくさんの記載事項があることがわかります。請求書に細かく内容を記載するのは、お互いに取り決めた取引条件を確認する目的もあるため。支払いトラブルを避けるためにも、とても大切な書類なのです。

それぞれの書き方

では実際に発行を依頼された場合、どのように書いていけば良いのでしょうか。これから確認していきましょう。また、これらの書類を記載する際には、発行後の改変などを防ぐためにも万年筆やボールペンなど、後から消せない筆記具を使いましょう。

領収書の書き方

今回は、下記のような既製の用紙に手書きで必要事項を記載する場合について確認していきましょう。

宛名は「_____様」という部分に、お客様へ表記を確認したうえで記載しましょう。株式会社は(株)と略さずに書き、前株or後株をきちんと確認します。もしも誤って表記してしまうと、会社によっては経費申請の書類として認められない場合などもありますので注意してくださいね。
発行日には、領収書を発行した日付を記入してください。西暦でも和暦でもOK。
領収金額の合計は、改ざんされることを防止するため、金額3桁毎にコンマで区切り、金額の前後を文字や記号で挟みます。
例:金50,000也、¥240,000‐ など
また、消費税は忘れやすいので、きちんと内訳を明記しておきましょうね。

対象の商品、サービス名はいわゆる「但し書き」と言われる部分に記載します。できるだけ具体的な商品、サービス名を書きましょう。(例:お花代、焼菓子代 など)
「お品代」という表記をよく見かけますが、実態がわからず経費として認められない場合があります。念のためお客様におたずねして、求められない限りは正しい商品、サービス名を記入してくださいね。

発行元の住所、氏名を記載して明らかにします。捺印は法律上では必須ではないのですが、書面の偽造防止などにもなるのでセットで捺印も、と覚えておくとよいでしょう。

また、5万円以上の金額の場合は収入印紙の貼り付けが必要となります。必要に応じて準備するようにしてくださいね。

請求書の書き方

請求書の場合は、テンプレートデータなどを使用して作成する場合も多いかと思います。今回はその場合の書き方について確認しましょう。

まずは書面の上に「ご請求書」などと一目でわかるように記載します。書類の左上に、請求先の宛名や住所を、右上に、発行日・請求者の名称・住所・電話番号を記載し、捺印します。

それ以降に、請求金額の合計、対象の商品・サービスとその内訳および単価、小計、消費税などの
金額に関する詳細事項を記載します。そして、振込先(口座情報など)、振込手数料の負担先についての情報、支払い期日などの支払い方法についての詳細を記載してください。

普段あまり馴染みがないと、いざ必要になった際に困ってしまう領収書と請求書。ですが、トラブルのないスムーズな取引の上で欠かせない大事な大事な書類です。スマートに扱ってデキるビジネスウーマンになりましょう♡

Writer:SHOKO.S


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